Wraz z nastaniem pierwszych promieni wiosennego słońca, w miastach zauważyć można ożywienie kulturalne i społeczne. Aktywności na świeżym powietrzu stają się coraz bardziej popularne, a organizatorzy dokładają wszelkich starań, by każda impreza sprostała oczekiwaniom uczestników. Przygotowujesz wydarzenie plenerowe i chcesz uniknąć kosztownych błędów organizacyjnych? Przeczytaj nasz poradnik, w którym opiszemy fundamenty skutecznego przygotowania eventów. Zapraszamy do lektury!
1. Wybierz odpowiednią lokalizację
Punktem wyjścia dla wszelkich wysiłków organizacyjnych jest selekcja odpowiedniego miejsca. Na długo przed tym, zanim wyszukasz ofertę na wynajem toi toi lub ekipy dźwiękowej, znajdź lokalizację, która będzie wpisywać się w klimat imprezy.
Pamiętaj o kwestiach komunikacyjnych. Wybierz miejsce gwarantujące dobry dojazd transportem miejskim i oferujące parkingi dla uczestników zmotoryzowanych. Unikaj jednocześnie placów położonych blisko centrum dużej aglomeracji. Hałas przejeżdżających samochodów skutecznie utrudni gościom czerpanie przyjemności z imprezy.
Nie bez przyczyny większość wydarzeń outdoorowych odbywa się w parkach miejskich lub łąkach na przedmieściach. Tereny zielone zapewniają swobodę przy ustawieniu wyposażenia (np. toi toi pod wynajem) i tworzą przyjemną aurę dla uczestników.
2. Ustal szczegółowy harmonogram
Trudno mówić o przemyślanym evencie plenerowym bez dokładnego scenariusza. Dlatego, jeśli znalazłeś już właściwą lokalizację, najwyższa pora na stworzenie harmonogramu. Takie podejście wcale nie eliminuje spontaniczności. Wręcz przeciwnie — plan działania jest punktem odniesienia, który możesz później swobodnie modyfikować. Pominięcie tego ważnego kroku skazuje Cię na działanie po omacku, co nigdy nie przynosi spodziewanych rezultatów.
Samo zaproszenie muzyków czy innych gości i zorganizowanie cateringu nie wystarczy. Oto podstawowe kwestie, jakie należy uwzględnić w scenariuszu:
- godziny rozpoczęcia i zakończenia imprezy,
- dostępność dodatkowych atrakcji,
- przerwy,
- wystąpienia prelegentów,
- zabawy i konkursy.
3. Zadbaj o profesjonalne zaplecze techniczne
Poświęć należną uwagę kwestiom sprzętowym i rozważ wszelkie ewentualności, a unikniesz nieprzyjemnych niespodzianek w trakcie imprezy. W ramach pojęcia zaplecza technicznego mieści się m.in.:
- wynajem toi toi,
- montaż nagłośnienia,
- instalacja elementów oświetleniowych,
- ustawienie stołów i krzeseł w strefie gastronomicznej,
- właściwa organizacja stanowisk wystawców,
- budowa zadaszenia.
4. Dostosuj zaplecze sanitarne do ilości osób
Imprezy plenerowe wymuszają na organizatorach wynajem urządzeń sanitarnych typu toi toi, których liczba powinna odpowiadać frekwencji podczas wydarzenia. Sprawdź aktualne przepisy prawa w tym zakresie. Wolnostojące toalety przenośne są najlepszym rozwiązaniem. Zapewniają elastyczność przy ustawianiu na danej przestrzeni i pozwalają ograniczyć koszty z tytułu najmu.
Chcesz zamówić toalety na terenie Warszawy i okolic? Firma BYŚ specjalizuje się w obsłudze imprez plenerowych w kwestii budowy systemu toi toi. Wynajem jest usługą dostępną dla organizatorów rozmaitych eventów, którzy poszukują komfortowych i ekonomicznych rozwiązań. Wejdź na stronę www.bys.pl i zapoznaj się z ofertą!