Jak rozliczać koszty powrotu TAXI ze spotkania służbowego?

Wiele firm praktykuje zasadę, zgodnie z którą zwraca pracownikom koszty przejazdu taksówką, jeśli ta odwoziła zatrudnionego do domu po spotkaniu biznesowym.

Najczęściej, do takich sytuacji dochodzi, kiedy spotkanie odbywa się na terenie tego samego miasta, w którym mieści się siedziba firmy i przebiega ono w porze wieczornej. To właśnie wtedy najczęściej pracownik nie ma możliwości wrócić do domu komunikacją miejską lub jest to po prostu niebezpieczne.

Zasada jest prosta: pracownik płaci za przejazd taksówką, po czym zachowuje wystawioną przez kierowcę fakturę, rachunek czy paragon. Przedstawia go pracodawcy, który na tej podstawie zwraca mu koszty transportu.

Kwestią sporną jest tutaj opodatkowanie takiego kosztu. Czy dla pracownika zwrot zapłaty za przejazd taksówką jest przychodem? Czy powinien on z tego tytułu zapłacić daninę a pracodawca odprowadzić do Urzędu Skarbowego podatek dochodowy w odpowiedniej wysokości? Z takim zapytaniem zwróciła się do Izby Skarbowej jedna ze spółek, która za dobrą praktykę uznaje zwracanie pracownikom kosztów przejazdu taksówką do miejsca zamieszkania, jeśli tylko brali oni udział w obowiązkowym spotkaniu służbowym. Spółka uznawała jednak do tej pory, że danina ze strony pracownika jest konieczna a ona sama jako płatnik musi odprowadzać z tego tytułu podatek dochodowy.

Okazuje się, że temat tego rodzaju nieodpłatnych świadczeń spotkał się z tak dużą falą wątpliwości zarówno po stronie pracowników jak i pracodawców, że zajął się nim Trybunał Konstytucyjny. Dokładnie 8 Lipca 2014 roku przedstawił on swoje stanowisko w tej sprawie twierdząc, iż za przychód osoby zatrudnionej mogą zostać uznane jedynie te świadczenia, które:

1. Pracownik przyjął dobrowolnie i zgodził się na nie,
2. Zostały zrealizowane tylko w interesie pracownika, dzięki czemu uniknął on ponoszenia kosztów z tytułu świadczenia,
3. Wykorzystywane są tylko przez konkretnego pracownika i nie ma możliwości, by korzystały z niego inne osoby zatrudnione w firmie.

Jak więc interpretować stanowisko Trybunału Konstytucyjnego biorąc pod uwagę kwestie opłat i zwrotów za przejazdy taksówkarskie pracowników, którzy wracają ze spotkań biznesowych? Pewnym jest, że pracownik korzysta z tego świadczenia dobrowolnie i godzi się na nie natomiast nie jest prawdą, że zostaje ono realizowane tylko w jego interesie. Co więcej, Trybunał Konstytucyjny uznaje, iż dużo większy interes w bezpiecznym powrocie pracownika do domu ma pracodawca bowiem spotkanie było czysto biznesowe i obowiązkowe więc do niego należy zadbanie, by wszyscy zatrudnieni wrócili bezpiecznie do domu. Warto też dodać, że ze świadczenia, jakim jest przejazd taksówką na koszt pracodawcy mogą z reguły korzystać wszyscy pracownicy, którzy biorą udział w spotkaniach biznesowych a nie tylko jeden z nich.

Z tejże interpretacji wynika więc, że zwrot kosztów za przejazd, jaki otrzyma pracownik na podstawie przedstawionego pracodawcy rachunku, faktury czy paragonu nie jest dla zatrudnionego przychodem. Pracodawca nie musi więc pobierać od pracownika daniny ani odprowadzać z tego tytułu podatku dochodowego, w tej sytuacji nie jest płatnikiem.

Artykuł napisany we współpracy z firmą taksówkową Night Drivers – licencjonowaną korporacją taxi na terenie Warszawy.