Mini poradnik jak zorganizować konferencję

Spread the love

Organizacja szkolenia, konferencji czy spotkania służbowego nie jest rzeczą prostą, ale jak najbardziej możliwą do opanowania. Należy uzbroić się w cierpliwość, dobrze rozplanować poszczególne zadania oraz porozkładać wszystko w czasie tak, aby było dopięte na ostatni guzik jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia. Jak wiadomo – wszystkiego nie da się przewidzieć, pewne rozwiązania i szybkie reakcje wyrabiamy sobie wraz z rosnącym doświadczeniem.

Od czego zacząć?

  1. Kosztorys. Od wysokości budżetu zależy, na co będziesz sobie mógł pozwolić podczas organizowania swojego przedsięwzięcia. Pamiętaj o nim podczas podejmowania każdej decyzji.
  2. Opracuj scenariusz. Scenariusz dostosowuje się do tematu wydarzenia, liczby osób i miejsca, w którym wszystko się odbędzie. Jeżeli jest to szkolenie pracowników – może być on bardziej ogólny. Natomiast jeśli jest to duża konferencja, z kilkoma prelekcjami w tym samym czasie – bez szczegółowego scenariusza się nie obędzie. To pozwoli Ci na przewidzenie różnych przeciwności. Również ten plan przekaż podwykonawcom – każdy z Was będzie wiedział na czym ma polegać jego zadanie.
  3. Osoby szkolące. Jeżeli jesteś pracownikiem większej firmy, a Twój szef zaplanował konferencje wewnętrzna – nie musisz się o ten punkt martwić. Jednak jeśli chcesz zorganizować konferencję od podstaw, musisz uwzględnić oczekiwania słuchaczy i dobrać osoby prowadzące szkolenie odpowiednio do ich potrzeb. Dla grupy studentów może być to magister lub doktor danej dziedziny, natomiast dla lekarzy – specjalista z długoletnim doświadczeniem i ciekawymi przypadkami leczenia. Dzięki temu cel szkolenia zostanie osiągnięty, a zadowolenie uczestników przyniesie Ci satysfakcję.
  4. Plan wydarzenia. Może to być plakat, roll-up, informacje na stronie internetowej czy broszura rozdawana tuż przy wejściu. Ważne, by osoby uczestniczące w spotkaniu wiedziały gdzie odbywają się poszczególne szkolenia, jeśli klika jest prowadzonych w tym samym czasie oraz przebiegu zdarzenia, tematach wykładów i informacjach o osobach prowadzących.
  5. Sprzęt. Podstawa to rzutnik i ekran. Oczywiście zawsze możesz pokusić się o zorganizowanie czegoś więcej – wszystko zależy od grupy odbiorców i tematu spotkania.
  6. Miejsce. Lokalizacja to bardzo istotny czynnik. Organizując szkolenie warto stawiać na placówki dobrze skomunikowane. Wynajem sal konferencyjnych w hotelu w centrum miasta zapewni większe zainteresowanie wydarzeniem. Wyjątkiem są konferencje organizowane dla określonej grupy, która ma firmę w mniejszym mieście. Wtedy należy rozglądać się za lokalem usytuowanym najbliżej miejsca pracy.
  7. Obsługa. Zarówno ta administracyjna, techniczna jak i cateringowa. Jeżeli konferencja jest dwudniowa, warto pomyśleć o zorganizowaniu jej np. w hotelu, gdzie całą oprawą zajmie się obsługa konferencyjna, cateringiem zajmie się restauracja hotelowa, a noclegiem sam hotel.

Oczywiście są to zupełne podstawy. Jeżeli masz pomysł na swoją konferencję – śmiało go rozwijaj. Pamiętaj o tych punktach jako podstawie – cała reszta zależy tylko od Ciebie!

Artykuł powstał przy współpracy z Best Western Hotel Felix

Dodaj komentarz

Your email will not be published. Name and Email fields are required.